In qualità di business owner, professionista e responsabile di un team di persone, organizzare la giornata in modo da non sentimi sopraffatta dalle cose da fare, dire, inviare, puntualizzare, è a dir poco fondamentale.

Non solo, ma lavorando online mi ritrovo spesso a dover combattere con il diavoletto del multitasking – considerato fin troppo spesso qualcosa di cui andare orgogliosi, ma in realtà un vero nemico per la qualità del nostro lavoro.

La verità?

Il multitasking può funzionare in qualche caso…ma la maggior parte delle task richiede la massima concentrazione per poter essere svolta nel miglior modo possibile e nel minor tempo.

Quante volte mi è capitato di cercare di finire una task e nel mentre trovarmi a rispondere al telefono, dare un’occhiata alle email nel caso ci fosse qualcosa di urgente, pensare di dover creare il reminder per quell’impegno senza mai farlo perché avrebbe interrotto il lavoro (senza rendermi conto che già il pensiero di doverlo fare non stava aiutando la mia concentrazione).

Basta!

Mi sono detta dopo essermi resa conto di quanto lavoro venisse a trascinarsi alla fine di ogni giorno.

Bè, devo ammettere che sono rimasta piacevolmente sconcertata dalla mole di cose che sono riuscita – e tuttora riesco a fare – utilizzando solo qualche piccolo ma utile accorgimento. Il tutto senza stressarmi o vivere nell’ansia di non riuscire ad organizzarmi per finire tutto.


Chiudi gli occhi per qualche secondo. Non c’è nulla di più bello che trovarsi nel bel mezzo di una giornata di lavoro e rendersi conto di aver già portato a termine tutte le task della giornata, per di più nel modo migliore possibile. Purtroppo per la maggior parte di noi, una giornata simile è più che altro un miraggio, non certo la norma.

E allora continua a leggere!

Che tu sia in proprio e voglia migliorare parallelamente quantità e qualità del lavoro svolto (con un sicuro riflesso sulle tue finanze), che tu voglia migliorare il tuo lavoro per poter ottenere una promozione o semplicemente tornare a casa prima, questi strumenti gratuiti sono ciò di cui hai bisogno, a partire da lunedì.

Attenzione: non ti faranno lavorare di più, ma lavorare meglio :)

1. Keep me out
Ti consente di monitorare il tempo trascorso su determinati siti web. Spesso le email o i social media diventano un’ottima scusa per procrastinare qualcosa che proprio non ci sentiamo di fare. Spesso diventano inquitenati automatismi che finiscono per dettare legge nella scansione delle nostre ore.

Keep me out è una simpatica applicazione gratiita che ti aiuta proprio ad evitare che questo accada.

Potrai bloccare temporanemante l’accesso ad uno o più siti che sai essere per certo una fonte di distrazione, fino a quando tu lo ritenga necessario. Naturalmente sarai tu a stabilire quanto spesso sei autorizzato a visitare questi siti e quando invece Keep me out dovrebbe bloccarti l’accesso.

Applicazioni simili tra cui puoi scegliere sono Facebook Runner se sei Facebook dipendente e vuoi capire quanto tempo periodicamente trascorri sul social media, e ManicTime che registra quanto tempo trascorri su applicazioni o siti web con una chiara e intuitiva interfaccia grafica.

2. Evernote
Evernote è un’applicazione fantastica. Quando l’ho scaricata non potevo credere di averne fatto a meno fino a quel momento. Evernote ti consente di creare dei reminder visivi, audio o scritti. Puoi categorizzare le varie note e condividerle con altri o sincronizzarle con altri device (computers, iPhones, Blackberries, ecc.).

Una delle cose più interessanti di EverNote è che puoi aggiungere immagini alle categorie e il testo incluso nelle immagini diventa subito utilizzabile per la prossima ricerca.

Così la prossima volta che sei ad una conferenza, non devi preoccuparti di dover copiare il testo del diagramma che stai guardando nella presentazione, ti basterà catturare l’immagine, aggiungerla ad Evernote e potrai accedere al testo in qualunque momento.

Un’applicazione alternativa per organizzare al meglio il tuo lavoro online, è anche WorkFlowy.com.

3. NudgeMail
Diciamolo. Per quanto minacciata dall’avvento dei social, le email restano comunque il perno della comunicazione digitale.

Soprattutto (ma non solo) se lavori prettamente online, una casella di posta disorganizzata e caotica non aiuta né la produttività né la serenità nel tuo lavoro – aumentando il rischio di archiviare inavvertitamente messaggi importanti o al contrario di concentrarsi per troppo tempo su quelli meno urgenti.

Secondo alcuni studi sull’organizzazione del lavoro in ufficio, sembra che siano in molti ad utilizzare il proprio inbox come una sorta di enorme ‘to do list’.

Spesso però è una scelta di comodo, per paura che mettere mano a quella lunga lista di messaggi richiederà troppo tempo prezioso. Una soluzione che ho trovato piuttosto utile è NudgeMail, un servizio di email reminder che funziona con qualunque tipo di servizio email tu utilizzi. Non sono necessarie registrazione o installazione.

Vediamo in concreto che cosa può fare.

Supponiamo che tu abbia ricevuto un’email a cui non è necessario tu risponda fino al prossimo martedì. Quello che puoi fare è inoltrare l’email a [email protected] e martedì il messaggio tornerà automaticamente (nel frattempo puoi quindi cancellarlo o archiviarlo così da non trovartelo sempre davanti).

Vuoi ricevere il reminder il 26 Agosto? Allora inoltra il messaggio a [email protected] Puoi utilizzare diverse tipologie di comandi, ad esempio 3days (3 giorni); NextWeek (la prossima settimana); or 230PM (Per una lista completa visita questa pagina). Una volta che ricevi il reminder, puoi anche decidere di posticiparlo ulteriormente se i tuoi programmi e priorità dovessero essere cambiate.

4. Focus Booster
Questa applicazione aiuta a guardare al tempo come ad un alleato del tuo lavoro, anziché qualcuno con cui sei in gara, e che puntualmente va più veloce di te.

Si basa sull’idea che un’organizzazione del lavoro scandita in intervalli di tempo relativamente brevi possa migliorare la flessibilità e agilità mentale. Dunque la produttività.

Focus Booster ti consente di organizzare il tuo lavoro in intervalli di 25 minuti, durante i quali non devono verificarsi distrazioni. Ecco come puoi applicare questa tecnica in modo facile ed intuitivo:

  • Stabilisci che cosa devi portare a termine.
  • Attiva il Timer di Focus Booster (25 minuti).
  • Lavora alla task fino a quando il timer non suona.
  • Fai una breve pausa di 5 minuti.
  • Ogni 4 ‘intervalli di 25 minuti’ fai una pausa più lunga (15-20 minuti).

5. MindNode
Nonostante il mindmapping su carta sia ancora la mia tecnica di brainstorming preferita, ho sempre ricercato costantemente applicazioni che mi aiutassero ad organizzare idee e pensieri anche sullo schermo.

Dopo essermi imbattuta i molti tool che si sono rivelati poco pratici e dunque poco utili, ho provato MindNode. Il vantaggio di MindNode sono un’interfaccia semplice, pulita e chiara che non rallenta il tuo lavoro ma al contrario lo accellera drasticamente.

Da quando l’ho scoperto, uso MindNode per organizzare to do list, per fare brainstorming, e per elaborare draft per articoli e post.

Scaricare e salvare il materiale elaborato con la tua mind map è semplicissimo: ti basterà selezionare, copiare e incollare la mappa in un text editor. Il contenuto sarà salvato seguendo la struttura della tua mind map.

L’unico lato negativo? Non c’è una versione disponibile per Windows, ma esistono delle valide alternative per PC, tra cui in particolare XMind o Freemind.

E’ probabile che non avrai bisogno di tutte queste applicazioni. Ma se leggendo l’articolo anche una soltanto salta fuori dallo schermo e comincia ad urlare ‘Scaricami, per favore!’ allora forse è meglio tu gli dia ascolto.

Sono tutte gratuite, facili da usare e volte a semplificare la tua giornata.

Provale, e fammi sapere che cosa ne pensi lasciandomi un commento qui sotto. Se hai altri suggerimenti che pensi possano essere utili a tutta la community, aspetto il tuo feedback :)